Gambar di bawah ini menunjukkan
empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan. Ini yang
akan menentukan kebutuhan sistem siklus pendapatan secara umum.
·
Urutan Aktivitas
Siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan pesanan dari para
pelanggan. Departeman bagian pesanan penjualan, yang bertanggung jawab pada
wakil direktur utama bagian pemasaran, melakukan proses entri pesanan
penjualan. Entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap: mengambil pesanan dari
pelanggan, memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan, serta memeriksa
ketersediaan persediaan dan juga menjawab permintaan pelanggan.
a.
Mengambil pesanan pelanggan
Pesanan pelanggan dapat diterima dalam berbagai cara: di toko, melalui surat,
melalui telepon, melalui web site, atau melalui tenaga penjualan di lapangan.
Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi entri pesanan penjualan adalah
dengan mengizinkan para pelanggan untuk memasuki data pesanan penjualan sendiri.
Hal ini secara otomatis akan tercapai untuk penjualan melalui web site, tetapi
hal ini juga dapat dicapai baik dalam penjualan melalui toko maupun surat.
b.
Persetujuan kredit
Sebagian besar penjualan antarperusahaan (business-to-business sales)
dilakukan secara kredit. Penjualan secara kredit harus disetujui sebelum
diproses. Bagi pelanggan lama dengan catatan pembayaran yang baik, pemeriksaan
kredit formal untuk setiap penjualan biasanya tidak dibutuhkan. Pada kasus
semacam ini, menyetujui kredit bagi pelanggan melibatkan pemeriksaan file induk
pelanggan untuk memverifikasi saldo yang ada, mengidentifikasi batas kredit
pelanggan, dan memverifikasi bahwa jumlah pesanan tersebut ditambah dengan
saldo rekening yang tidak melebihi batas kredit ini. Proses ini dapat
diotomatisasikan dengan menggunakan pemeriksaan edit lainnya selama proses
entri pesanan, yaitu pemeriksaan batas.
Otorisasi
khusus untuk menyetujui kredit digunakan bagi para pelanggan baru, ketika
sebuah pesanan melebihi batas kredit pelanggan tersebut, atau ketika pelanggan
tersebut memiliki saldo lewat jatuh tempo yang belum dibayar. Otorisasi jenis
ini harus dilakukan oleh manajer bagian kredit.
c.
Memeriksa ketersediaan persediaan
Langkah berikutnya
adalah menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan
tersebut, agar pelanggan dapat diinformasikan mengenai perkiraan tanggal
pengiriman.
Apabila tersedia cukup
banyak persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, pesanan penjualan tersebut
dilengkapi dan kolom jumlah yang tersedia dalam file persediaan untuk setiap
barang dikurangi sejumlah barang yang dipesan.
Ketika ketersediaan persediaan telah
dipastikan, sistem tersebut kemudian akan membuat kartu pengambilan barang (picking
ticket) yang berisi daftar jenis barang-barang, dan jumlah setiap jenis
barang, yang dipesan pelanggan. Kartu pengambilan memberikan otorisasi bagi
bagian pengawasan persediaan untuk melepaskan barang dagangan ke bagian
pengiriman.
d.
Menjawab permintaan pelanggan
Pelayanan pelanggan adalah hal yang begitu penting hingga perusahaan-perusahaan
mengunakan software khusus, yang disebut sistem manajemen pelayanan pelanggan (Customer
Relationship Management-CRM), untuk mendukung proses penting ini. Sistem
CRM membantu mengatur data terinci mengenai para pelanggan hingga data tersebut
dapat digunakan untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta personal.
Tujuan dari CRM adalah untuk mempertahankan pelanggan. Sistem CRM seharusnya
dilihat sebagai suatu cara untuk meningkatkan pelayanan pelanggan yang
diberikan. Tujuannya adalah untuk mengubah pelanggan yang loyal menjadi
pelanggan yang puas dengan cara memperdalam hubungan tersebut.
Sumber :
-
http://hanifalwann.blogspot.com/2014_11_01_archive.html
