MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN

MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN

Pengertian Model 

Model sistem umum pada perusahaan adalah dimana penyerdahanaan objek, yang terdiri dari berbagai jenis model yang digunakan oleh perusahaan beserta kegunaan model itu sendiri yang mempengaruhi juga di perusahaan agar mempermudah pengertian, komunikasi, dan memperkirakan masa depan. Yang biasa digunakan oleh perusahaan adalah model sistem informasi fisik dan konseptual. Dan pada pendekatan sistem adalah sebagai perwjudan manajer dalam pengambilan keputusan dan memecahkan masalah pada perusahan tersebut.

Jenis-jenis Model

1. Model Fisik

Model yang menggambarkan entity dengan tiga dimensi. Biasanya model ini berukuran lebih kecil dari aslinya. Seperti boneka, mobil-mobilan, prototype rancangan, dsb

2. Model Naratif

Model yang menjelaskan entity secara tertulis/ lisan. Model ini digunakan sehari-hari. Co/: Penjelasan tertulis komputer, penjelasan lisan melalui sistem komunikasi.

3. Model Grafis

Model yang mewakili entitynya dengan abstraksi garis, simbol & bentuk. Seringkali disertai dengan penjelasan naratif.

Co/: laporan-laporan, alat pemecahan / analisis masalah seperti flowchart, DFD.

4. Model Matematis

Model yang disajikan dalam rumus matematika atau persamaan

Co/:  BEP = TFC / P – C

BEP : Break Event Point, TFC : Total Fixed Cost, P : Price, C : Cost

Terdapat tiga kegunaan model diantaranya :

1.    Mempermudah Pengertian

Suatu model pasti lebih sederhana daripada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan secara sederhana.

2.    Mempermudah Komunikasi

Suatu model digunakan karena pada umumnya setelah pemecahan masalah manajer akan mengkomunikasikan baik hasil maupun keputusan kepada pihak-pihak yang terhubung, maka model system sangat dugunakan agar mempermudah jalur komunikasinya.

3.    Memperkirakan Masa Depan

Khususnya dalam model matematika, model ini dapat memperkirakan apa yang akan terjadi di masa depan,namun tidak seratus persen akurat. Karena banyak data yang dimasukkan ke dalam model biasanya didasarkan atas berbagai asumsi, manajer juga harus menggunakan pertimbangan dan intuisi untuk mengevaluasi model.

Model system umum adalah pendekatan yang dilakukan berdasarkan penggunaan komputer dalam bisnis, mencakup hal semua sistem informasi di segala jenis organisasi, dan sarana yang digunakan.

Model system umum terdiri dari system fisik dan sistem konseptual.

-       System fisik

System fisik merupakan system yang terbuka yang berhubungan dengan lingkunganya, sering diibaratkan perusahaan mengubah sumberdaya (input) menjadi produk (output).

-        System konseptual

System konseptual adalah sebagian sistem terbuka yang dapat mengendalikan operasinya sendiri. Pengendalian dicapai dengan menggunakan lingkaran yang terdapat di dalam sistem. Lingkaran tersebut dinamakan lingkaran umpan balik, lingkaran ini menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme pengendalian dan sebaliknya.
Mekanisme pengendalian adalah sejenis alat yang menggunakan sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan menentukan apakah perlu dilakukan tindakan perbaikan.
System lingkaran tersebut dibedakan menjadi 2 jenis yakni system lingkaran terbuka dan system lingkaran tertutup.

Sistem Lingkaran Terbuka adalah suatu sistem tanpa lingkaran umpan balik atau mekanisme pengendalian. Perusahaan bisnis yang menggunakan konsep ini hanya sedikit. Perusahaan-perusahaan tersebut menggunakan sistem terbuka, tetapi umpan balik dan mekanise pengendaliannya tidak bekerja sebagaimana mestinya. Perusahaan itu mulai pada suatu jalan dan tidak pernah berganti arah. Jika perusahaan kehilangan kendali, tidak ada yang dilakukan untuk mengendalikan keseimbangan. Hasilnya adalah kehancuran sistem (kebangkrutan). Sedangkan Sistem Lingkaran Tertutup adalah suatu sistem yang memiliki lingkaran umpan balik dan mekanisme pengendalian. Sistem tersebut dapat mengendalikan output-nya dengan membuat penyesuaian-penyesuaian pada input-nya.

Kegunaan model

Mempermudah Pengertian, suatu model pasti lebih sederhana dari pada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan dalam cara yang sederhana.

Mempermudah Komunikasi, setelah problem solver mengerti entitasnya, pengertian itu sering pula dikomunikasikan pada orang lain.

Memperkirakan Masa Depan, ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat model matematika dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat disediakan model-model jenis lain.

Sumber :

http://ajengrahmap.wordpress.com/2012/10/20/model-sistem-umum-perusahaan/

http://adiputraggg.wordpress.com/2012/11/04/model-sistem-umum-perusahaan/

Siklus hidup sistem

Siklus Hidup Sistem

Sistem informasi adalah suatu sinergi antara data, mesin pengolah data yang biasanya meliputi komputer, program aplikasi dan jaringan dan manusia untuk menghasilkan informasi. Jenis sistem informasi bukan hanya aplikasi perangkat lunak. Sitem informasi pada hampir setiap perusahaan atau instalasi untuk mendukung kegiatan bisnis mereka setaip hari biasanya pengerjakan pengembangan sistem informasi di serakan kepada orang-orang yang bekerja di bidang teknologi informasi.

 

Dalam membangun suatu sistem informasi (dalam hal ini lebih mengacu kepada pengertian aplikasi perangkat lunak) digunakan metode Siklus Hidup dan Pengembangan Sistem (System Development Life Cycle atau SDLC). SDLC terdiri dari sejumlah tahapan yang dilaksanakan secara berurutan. Secara umum tahapan dari SDLC adalah Perencanaan, analisis, rancangan, penerapan dan penggunaan. Namun pada prakteknya hal ini tidaklah selalu mulus untuk dilaksanakan. Banyak faktor yang mempengaruhi keberhasilan pengembangan sistem informasi. Terutama adalah pada faktor manusia yang terlibat. Dari pihak pengembang, kurangnya keahlian dan pengalaman bisa menyebabkan kesalahan dalam satu tahapan sehingga menyebabkan siklus ini harus diulangi dari tahapan yang salah. Bisa terjadi bahwa siklus ini dilakukan sampai berulang-ulang. Dari pihak pengguna, idealnya perlu bersama-sama dengan pihak pengembang untuk memahami sistem informasi mulai dari awal siklus hidup pengembangan sistem.

Apabila perlu dilakukan revisi dan pengulangan tahapa System Life Cycle terdiri dari beberapa  fase yaitu :

A. Fase Perencanaan.

Pada Fase perencanaan ada yang di maksud langkah-langkah dalam menjalankan fase ini,karena tidak asal saja dalam menjalankan perencanaan,langkah-langkahnya meliputi,sebagai berikut:

- Menyadari Masalah

Kebutuhan akan proyek CBIS biasanya dirasakan oleh manajer perusahaan, non manajer, dan elemen-elemen dalam lingkungan perusahaan.

- Mendefinisikan Masalah

Setelah manajer menyadari adanya masalah, ia harus memahaminya dengan baik agar dapat mengatasi permasalah tersebut. Ia melakukan identifikasi dimana letak permasalahannya, penyebabnya dan berusahan mengumpulkan semua informasi. Jika perusahaan mempunyai kebijakan untuk mendukung end user computing, dan manajer ingin memakai pendekatan tersebut untuk pengembangan sistem, maka ia bertanggung jawab untuk membuat definisi. Selain itu, manajer memerlukan bantuan analis sistem yang saling bekerja sama dengan manajer.

- Menentukan Tujuan Sistem

Manajer dan analis sistem mengembangkan suatu daftar tujuan sistem yang harus dipenuhi oleh sistem untuk memuaskan pemakai. Sehingga tujuan hanya dinyatakan secara umum, yang nantinya akan dibuat lebih spesifik.

- Mengidentifikasi Kendala Sistem

Sistem baru dalam pengoperasiannya tidak bebas dari kendala. Beberapa kendala mungkin ditimbulkan oleh lingkungan, seperti laporan pajak yang diminta oleh pemerintah dan informasi pembayaran yang dibutuhkan oleh konsumen. Kendala lainnya, seprti keharusan menggunakan perangkat keras yang telah ada atau menyiapkan dan menjalankan sistem pada tanggal tertentu. Kendala-kendala tersebut penting untuk diidentifikasi sebelum sistem benar-benar mulai dikerjakan. Dengan demikian, baik rancangan sistem maupun kegiatan proyek akan berada di antara kendala-kendala tersebut.

- Membuat Studi Kelayakan.

Studi kelayakan adalah suatu tinjauan seklias pada faktor-faktor utama yang akan

mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Ada enam dimensi kelayakan, yaitu :

a. Teknis; tersediakan hardware dan software untuk melaksanakan pemrosesan yang diperlukan ?

b. Pengembalian ekonomis; dapatkah sistem yang diajukan dinilai secara keuangan dengan membandingkan kegunaan dan biayanya ?

c. Pengembalian non ekonomis; dapatkah sistem yang diajukan dinilai berdasarkan keuntungan-keuntungan yang tidak dapat diukur dengan uang?

d. Hukum dan etika; akankah sistem yang diajukan beroperasi dalam batasan hokum dan etika ?

e. Operasional; apakah rancangan sistem akan didukung oleh orang-orang yang akan menggunakannya ?

 f.    Jadual; mungkinkah penerapan sistem dalam kendala waktu yang ditetapkan ?

Analis sistem mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk menyawab pertanyaan-pertanyaan tersebut dengan mewawancarai beberapa pegawai penting dalam area pemakai.

- Menyiapkan Usulan Penelitian Sistem.

Jika suatu sistem dan proyek tampak layak, diperlukan penelitian sistem secara menyeluruh. Penelitian sistem (sistem study) akan memberikan dasar yang terinci bagi rancangan sistem baru mengenai apa yang harus dilakukan sistem itu dan bagaimana sistem tersebut melakukannya. Analis akan menyiapkan usulan penelitian sistem yang memberi dasar bagi manajer untuk menentukan perlu tidaknya pengeluaran untuk analisi. Hal penting yang harus diingat tentang usulan tersebut adalah bahwa sebagian besar isinya didasarkan pada perkiraan (perkiraan merupakan informasi terbaik yang tersedia) dan perkiraan jauh lebih baik daripada tanpa informasi sama sekali. Selebihnya akan dipelajari ketika siklus hidup mulai berjalan.

- Menyetujui Atau Menolak Proyek Penelitian

Manajer dan komite pengarah menimbang pro dan kontra proyek dan rancangan sistem yang diusulkan, serta menentukan apakah perlu diteruskan à keputusan teruskan /

hentikan. Pertimbangan penting yang perlu dilakukan yaitu :

Akankah sistem yang diusulkan dapat mencapai tujuannya ?

Apakah penelitian proyek yang diusulkan merupakan cara terbaik untuk melakukan analisis sistem ?

Jika keputusannya adalah teruskan maka proyek akan berlanjut ke tahap penelitian (analisis). Namun, jika keputusannya hentikan maka semua pihak mengalihkan perhatiannya ke masalah-masalah lain.

- Menetapkan Mekanisme Pengendalian.

Sebelum penelitian sistem dimulai, SC MIS menetapkan pengendalian proyek dengan menentukan apa yang harus dikerjakan, siapa yang melakukannya, dan kapan akan dilaksanakan. Setelah jadual ditetapkan, jadual tersebut harus didokumentasikan dalam bentuk yang memudahkan pengendalian. (misalkan gunakan Microsoft Project).
Pada Fase Perencanaan juga mempunyai keuntungan dalam proyek CBIS,keuntungannya yakni:
· Menentukan lingkup dari proyek

Unit organisasi, kegiatan atau sistem manakah yang terlibat dan mana yang tidak ? Hal tersebut akan memberikan perkiraan awal dari skala sumber daya yang diperlukan.

· Mengenali berbagai area permasalahan potensial

Akan menunjukkan hal-hal yang mungkin tidak berjalan dengan semestinya, sehingga hal

tersebut dapat dicegah.

· Mengatur urutan tugas

Banyak tugas-tugas terpisah yang diperlukan untuk mencapai sistem. Tugas tersebut       diatur dalam urutan logis berdasarkan prioritas informasi dan kebutuhan agar efisien.

· Memberikan dasar untuk pengendalian

Tingkat kinerja metode pengukuran tertentuharus dispesifikasikan sejak awal.

B. Fase Analisis dan Disain

Ketika perencanaan selesai dan mekanisme pengendalian telah berjalan, tim proyek beralih pada analisis sistem yang telah ada. Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbarui dan melalui tahapan,tahapannya yaitu:

- Mengungumkan Penelitian Sistem

Manajer khawatir terhadap penerapan aplikasi komputer baru yang mempengaruhi kerja para pegawainya. Sehingga perlu dikomunikasikan kepada para pegawai tentang :
a. alasan perusahaan melaksanakan proyek

b. bagaimana sistem baru akan menguntungkan perusahaan dan pegawai.
- Mengorganisasikan Tim Proyek.

Tim proyek yang akan melakukan penelitian sistem dikumpulkan. Agar proyek berhasil, pemakai sangat perlu berperan aktif daripada berperan pasif. Banyak perusahaan mempunyai kebijakan menjadikan pemakai sebagai pemimpin proyek dan bukannya spesialis informasi.

- Mendefinisikan kebutuhan informasi.

Analis mempelajari kebutuhan informasi pemakai dengan terlibat dalam berbagai kegiatan pengumpulan informasi (wawancara, pemgamatan, pencarian catatan, dan survei). Dari semua metode tersebut, wawancara perorangan lebih disukai, dengan alasan :
· Menyediakan komunikasi dua arah dan pengamatan terhadap bahasa tubuh.
· Dapat meningkatkan antusiasme pada proyek baik dari pihak spesialis maupun pihak pemakai.
· Dapat menjalin kepercayaan antara pemakai dan spesialis informasi.
· Memberi kesempatan bagi peserta proyek untuk mengungkapan pandangan yang berbeda

bahkan bertentangan.

Dokumentasi dapat berupa flowchart, diagram aliran data (data flow diagram), dan grafik serta penjelasan naratif dari proses dan data. Istilah kamus proyek sering digunakan untuk menggambarkan semua dokumentasi yang menjelaskan suatu sistem.

- Mendefinisikan Kriteria Kinerja Sistem.

Langkah selanjutnya adalah menspesifikasikan secara tepat apa yang harus dicapai oleh sistem, yaitu kriteria kinerja sistem. Misalkan,

· Laporan harus disiapkan dalam bentuk salinan kertas dan tampilan komputer;
· Laporan harus tersedia tidak lebih dari 3 hari setelah akhir bulan;
· Laporan harus membandingkan pendapatan dan biaya actual dengan anggarannya baik untuk bulan lalu maupun sepanjang tahun hingga sekarang (year to date).

- Menyiapkan Usulan Rancangan.

Analis sistem memberikan kesempatan bagi manajer untuk membuat keputusan teruskan atau hentikan untuk kedua kalinya. Dalam hal ini manajer harus menyetujui tahap rancangan dan kungan bagi keputusan tersebut termasuk di dalam usulan rancangan.

- Menerima atau Menolak Proyek Rancangan.

Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rancangan dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak. Dalam beberapa kasus, tim mungkin diminta melakukan analisis lain dan menyerahkannya kembali atau mungkin proyek ditinggalkan. Jika disetujui, proyek maju ke tahap rancangan.

C. Fase Implementasi.

Sama seperti Fase-fase sebelumnya,fase Implementasi juga mempunyai tahap-tahapan,antara lain yakni:

- Merencanakan Implementasi

Mekanisme pengontrolan ditetapkan pada akhir fase perencanaan dalam bentuk grafik atau diagram jaringan. Mekanisme pengontrolan terus di perbaharui dan dibuat lebih lengkap. Manajer dan spesialis informs mempunyai pengetahuan tertentu mengenai desain

system,dan mereka bias menggunakan pengetahuan tersebut untuk mengembangkan rencana implementasi yang lengkap atau detail agar system yang baru bisa digunakan.

- Mengungumkan Proyek Implementasi

Proyek implementasi diumumkan kepada para pekerja seperti cara mengumumkan studi system. Tujuannya untuk menghilangkan kekhawatiran para pekerja. Tujuan lainnya, yaitu meminta dukungan dari para pekerja. Banyak pekerja yang akan terlibat dengan pengimplementasian tersebut,dan dibutuhkan kerha sama dari mereka.

- Mengorganisir Staff Pelayanan Informasi

Seleagi bidang administrasi komunikasi data dan database mengembangjan desain, maka

dilakukan usaha perekerutan dan training untuk mendapatkan staff pemrograman sesuai dengan kebutuhan jumlah dan keterampilan yang direncanakan. Sekarang,programmer dimasukan ke dalam team proyek.

- Menentukan Komputer

1.Meminta proposal,desain system harus bisa dilihar oleh pemasok. Yang menawarkan berbagai jenis komputerisasi, dimana berisi konfigurasi yang telah di setujui. Dan setiap pemasok harus di beri paket dokumentasi program yang disertakan REP berisi deskripsi yang detail mengenai tiap program, kaitannya dengan input,proses utama dan output.

2.Proposal dari pemasok,Jika pemasok ingin mendapatkan pesanan,maka ia harus membuat proposal yang menjelaskan sejauh mana peralatannya dapat memenuhi kriteria penampilan yang sebagian besarnya proposal tertulis beberapa proposal hanya berbentuk Surat,sedangkan proposal yang lain bisa bersifat sangat lengkap.

3.Pemilihan Pemasok,Salah satu cara perusahaan mengetahui apakah kriteria penampilan memenuhi system adalah dengan menetapkan benchmark problem(masalah/yang bisa menunjujan tingkat penilaian) bagi setiap pemasok untuk dipecahkan dengan hardware yang diajukannya. Dan penggunaan masalah benchmark bisa menentukan tingkat pemilihan pemasok.

D. Fase Operasi

Tahap-tahap dalam fase Operasi yakni:

- Menggunakan sistem

Pemakai menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang diidentifikasikan pada tahap perencanaan.

- Audit sistem

Setelah sistem baru mapan, penelitian formal dilakukan untuk menentukan seberapa baik sistem baru itu memenuhi kriteria kinerja. Studi tersebut dikenal dengan istilah penelaahan setelah penerapan (post implementation review). Hasil audit dilaporkan kepada CIO, SC MIS dan pemakai. Proses tersebut diulangi, mungkin setahun sekali, selama penggunaan sistem berlanjut.

- Memelihara sistem

Selama manajer menggunakan sistem, berbagai modifikasi dibuat sehingga sistem terus memberikan dukungan yang diperlukan. Modifikasinya disebut pemeliharaan sistem (sistem maintenance). Pemeliharaan sistem dilaksakan untuk 3 alasan, yakni :

a. Memperbaiki kesalahan

b. Menjaga kemutakhiran sistem

c. Meningkatkan sistem

- Menyiapkan usulan rekayasa ulang

Ketika sudah jelas bagi para pemakai dan spesialis informasi bahwa sistem tersebut tidak dapat lagi digunakan, diusulkan kepada SC MIS bahwa sistem itu perlu direkayasa ulang (reengineered). Usulan itu dapat berbentuk memo atau laporan yang mencakup dukungan untuk beralih pada suatu siklus hidup sistem baru. Dukungan tersebut mencakup penjelasan tentang kelemahan inheren sistem, statistik mengenai biaya perawatan, dan lain-lain.

- Menyetujui atau menolak rekayasa ulang sistem

Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rekayasa ulang sistem dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak.

Sumber :

http://arfiyanfiyan.blogspot.com/2013/01/siklus-hidup-sistem.html/

http://opickrockstar.wordpress.com/2011/12/23/siklus-hidup-sistem/